档案知识宣传之二：档案法及其内容

　　案卷文件目录，亦称“卷内文件目录汇集“，“全引目录”。它是将全宗或全宗内某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成，能以案卷和单份文件为检索单位，揭示和介绍档案馆（室）所存档案内容和成分的一种检索工具。案卷文件目录作用：1、能全面系统地揭示档案内容。2、能迅速、准确地提供利用者所需要的档案材料。3、有利于移交和接收工作。4、为编制其他检索工具提供了条件。5、有利于保护档案。案卷文件目录局限性：1、受案卷体系的束缚。2、体积较大。

　　文号目录是以文件字号为标目，能具体揭示每份文件字号的一种检索工具。编制文号目录时，先把需要编制的案卷找出来，再逐卷逐件翻阅。编制文号目录必须注意两点，一是书写字号与档号需细心，不能有遗漏和差错，如有疏忽，就会造成文件的漏检与误检。二是基础工作要做好。

　　专题指南是指按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中保存有关该题目档案的一种检索工具。专题指南特点：1、专题指南既有与专题卡片目录相同之处，又有与其不同之处。2、专题指南与全宗指南有某些类似之处。3、专题指南是编写专题指南的基础。组成部分：1、序言。2、档案材料内容简介。3、附录。

　　全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。全宗指南作用：可使有关的机关、团体和个人了解某一立档单位的历史，全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。也能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作，提高科学管理水平。全宗指南内容：1、立档单位和全宗的简要历史。2、全宗内档案内容和成分的叙述。其叙述方式，一是以档案内容为主线，分设题目进行叙述；一是以组织机构为主线，按机构分别介绍。介绍档案的内容和成分，一般应指明作者、说明的事物、文件名称、制成材料、可靠程度、形成时间、利用价值。

　　档案馆指南是以文章叙述的形式，全面、概括地介绍和报导档案馆及其馆藏情况的一种重要工具书。档案馆指南作用：1、档案馆指南可以帮助档案馆工作人员全面掌握馆内所保存的档案材料。2、档案馆指南是一种比较全面系统的档案工具书，又是公开的出版物，为各方面利用档案提供很大的方便，有着重要的参考价值。3、指南是档案馆的一项重要业务建设，也是档案馆工作成果的集中反映。档案馆指南类型：1、从体例上分，有简明指南和综合指南。2、从揭示馆藏范围上分，一是介绍的对象和范围仅限于一个档案馆；一是介绍的对象和范围是一个地区或者同一种类型的若干个档案馆。3、从编者上分：一是由档案馆自己编制的；一是由档案业务指导机关编制的。档案馆指南的结构包括：目录、前言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、索引和附录。

　　档案的提供利用是指以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定方式方法直接提供档案为利用服务的过程。“利用档案”和“档案利用工作”区别：前者是利用者的事，后者是档案工作者的事。联系：有了利用档案的需要，才有档案利用工作，有了档案利用工作才能实现利用档案。档案利用工作是利用档案的条件，利用档案是档案利用工作的内容，只有两者结合才能充分发挥档案的作用。利用工作的意义：1、利用工作是评价档案工作好坏的标准之一；2、档案提供利用是档案工作的根本目的和中心任务。3、档案利用工作对档案工作的全面发展有决定性的影响。4、利用工作对整个档案工作具有检验和推动作用。5、搞好利用工作能把档案工作搞活。6、利用工作是对档案工作最实际、最有效的宣传。

　　怎样做好利用工作？1、明确为四化建设服务的方向，端正服务态度。2、熟悉档案的内容和成分，了解客观需求。3、研究利用工作的特点和规律，了解利用效果。4、正确处理利用和保密的关系。5、正确处理利用工作与基础工作的关系。6、被动服务与主动服务并举。

　　档案提供利用的方式：1、以档案原件提供利用，在档案馆（室）内开辟阅览室，或者暂时借出馆（室）外使用。2、以档案复制件提供利用的有：阅读缩微胶片（卷）、静电复印件、出版或者内部印发档案汇编，在报刊上公布档案。3、根据档案内容编写参考资料，制发档案证明，涵复查询外调，，参加编史修志和撰写文章、专著来提供利用。阅览服务是档案馆（室）组织利用者在阅览室内查阅和使用档案的一种服务方式。档案复制本，可因所需单位的不同用途，分为副本和摘录两种。优点：首先，提高了档案的利用率，能满足各方面的需要。其次，制发档案复制本，利用者可以在自己的工作岗位参考到所需档案材料；第三，能快速地传递档案情报。第四，丰富馆（室）藏，有利于进一步搞好利用工作。第五，可以减少对原件的磨损，有利于延长档案的寿命。

　　档案证明是档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和要求，证实有关某种事实在档案内有无记载和如何记载而编写的书面证明材料。

　　开放历史档案，就是根据我国四化建设和科学文化事业发展的需要，将已满足一定保密期限的档案，解除封锁、禁令和不必要的限制，向社会开放，允许经过一定的手续就能通过各种方式利用档案。档案法对外开放的规定：国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起，满30年的对社会开放经济、科学文化、技术等类文化，向社会开放期限可少于30年，涉及国家安全或重大意义，以及其它到期不宜开放的档案多于30年。开放档案是客观档案由封闭型半封闭型向开放型战略转移的重要措施。

　　编研工作就是编辑和研究两个部分。其内容：1、汇编档案文集，编篡和公布档案史料。2、熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。3、参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。编研工作意义：1、编研工作是档案馆（室）积极主动地、系统地、广泛地开展利用工作的一种方式。2、编研工作是提高档案馆（室）水平的重要途径。3、编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。4、档案编研工作可以扩大档案馆的影响，促进档案事业的发展。5、开展档案编研工作，可以激励档案干部提高水平。

　　大事记就是记述一个地区、一个机关、一定专题、一个历史阶段内发生的重大事实的书面材料。特点：它一般按时间顺序排列大事，便于通览和查找；只简记大事、要事，不记小事；言简意亥，用简短的篇幅概括丰富的内容。作用：1、可以向利用者提供了解某一问题的梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。2、它对实际工作和历史研究查考很有价值。大事记编写原则：编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重事实，维护事物的本来面目，客观的加以记述。要求：1、观点正确，用材真实。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、系统条理，简明扼要。大事记的内容是大事记述和时间两部分组成。

　　组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。类型：机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。编写方法：编年法、系列法、阶段法。编写组织沿革，可采用文字和表格两种形式。

　　档案工作为什么要实现现代化？A、只有现代化才能解决档案工作面临的各种复杂问题。1、档案数量越来越多，保管有问题。2、查找档案困难。3、服务工作量大。4、设备简陋。5、档案资源不能充分开发。B、只有现代化才能使档案工作为四化建设作出更大贡献。 实现档案工作现代化的可能性：1、档案工作的发展具备了实现现代化的条件。有良好的基础各方面都走上正轨，为实现档案工作现代化创造了条件。2、科学技术的发展为档案工作现代化提供了物质基础。
　　全面理解现代化，其含义：一是档案工作技术现代化。二是档案工作组织与管理的现代化。三是干部知识化。 档案工作技术现代化的主要内容：1、档案工作电子计算机化。2、电子计算机与现代通讯技术结合，形成档案信息传递网络化。3、档案存储缩微化。4、复印技术在档案工作的应用。5、声象及其他技术在档案工作中的应用。 档案工作管理现代化的内容：1、管理思想现代化。2、管理方法现代化。3、管理机构高效化。4、档案工作标准化。
　　档案工作计算机化是档案工作技术现代化的核心。电子计算机检索系统，就是按照利用者的要求，将电子计算机中存储的档案文件，按照要求找出信息提供利用的系统。A、计算机检索系统的特点：1、工作效率高。2、查全查准率高。3、检索途径多。4、能够产生多种形式的目录与索引。5、通过通讯线路和终端设备，能从远方就地检索档案材料，提高服务效果，节省人力和时间。B、建立计算机检索系统的条件 ：1、系统本身需要的条件。2、档案原件的准备工作。

　　计算机借阅管理系统应具有对借阅、催询、预约、查找、统计，能准确、迅速地记录和注销各种数据的功能。 档案存储缩微化，就是用照相设备或其他的摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的缩小比例，摄录在胶卷或平片上。档案缩微的过程：1、使用缩微摄影机，将档案原件缩微摄进胶卷或平片里；2、冲洗缩微胶卷；3、编目归档，所有的缩微胶卷都应分类编号，然后装入胶卷匣中存放在柜架上以便查阅；4、提供利用。优点：1、缩小档案体积，便于收藏。2、查找迅速，传递方便。3、价格低廉，保存时间长。4、容易复制，有利于保护档案原件。5、便于普及推广。使用的胶片有银盐感光片、重氮感光片、微泡感光片。缩微品中，最主要的是感光胶片。缩微品的保管，要求恒温恒湿，库房温度为15－25摄氏度，最好不超过20摄氏度，相对湿度以30－40％为最好，温度过高容易生霉。

　　档案工作标准化的意义：一、标准化是实现档案工作现代化的前提，档案工作标准化是建立在先进技术、严密的分工和广泛协作的基础上。二、标准化是实现档案工作科学管理的重要手段。各种科学管理制度形式都以标准化为基础。三、标准化是提高档案工作质量和效率、节约人力物力的有效措施。能推动档案学理论的研究。
　　档案工作的标准按级别分，即国家标准、专业标准、（部颁标准）、企业标准。ISO国际标准化组织第97技术委员会（ISO/TC97）。
　　档案工作标准化的几个问题：1、全面规划、统筹安排，尽快组织一支强有力的队伍，是搞好档案工作标准化的关键。2、正确处理档案与图书、情报部门之间，档案系统内部各单位之间的关系，实现各方面科学的、合理的联接、配合和协调，才能把档案工作标准化不断推向前进。3、掌握标准化的最佳时机，是档案工作标准化中一个具有现实意义的重要问题。4、加强宣传、提高认识，发动全体档案工作者支持和参加标准化工作。

　　人事档案（干部档案）是干部部门在工作活动中形成的记述和反映干部经历与德才表现，以人头为单位集中保存起来供备查使用的文件材料。人事档案的特点：真实性、现实性、专指性、保密性。干部地点的鉴别就是将收集的干部档案材料，进行审查和鉴别，根据其真伪和价值，决定是否归档的工作。鉴别的内容：1、判断材料是否属于干部档案。2、确定是否属于该人的档案材料。3、查明材料是否处理完毕。4、检查材料是否完整。5、校对材料是否重复。6、确定材料是否有保存价值。7、检查手续是否完备。

　　“无头档案”是指由于不知干部去向而积存在干部档案管理部门的干部档案或干部档案材料。查阅和借用干部档案的要求：1、符合利用范围；2、利用理由充分；3、经过审查批准。

　　会计档案是指会计凭证、会计账薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案的来源：主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。 会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成，而会计核算是会计的基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账薄的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计账薄是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的薄籍。会计报表是用统一的货币计量单位，总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。
　　会计档案的特点：1、专业性，会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，与会计工作活动密切相关。2、广泛性。从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。3、严密性。会计档案会计档案形成过程具有严密性，一环扣一环，联系紧密，在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。
　　会计制度是组织和从事社会会计工作时必须遵循的准则。会计档案的管理办法就是会计制度中的一项具体制度。1984年6月1日财政部、国家档案局联合颁发了《会计档案管理办法》。制度是实际工作经验的总结，也是为现实工作服务的。会计档案管理制度是会计档案工作经验的积累，也是会计制度的具体贯彻实施。
　　会计单独的功能：1、为国家经济建设进行决策对宏观经济进行监督管理，提供真实可靠的信息。2、为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据，大范围的为保护财产和打击经济领域不法行为提供有力证据。3、为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。会计档案的分类：1、年度──形式（名称）──保管期限分类法。2、年度──保管期限──组织机构分类法。3、年度──会计类型分类法。
　　会计档案的保管期限可分为永久和定期两种。属于永久保存的会计档案有：年度决算报表、涉及外事和对私改造的会计凭证、账薄等，其属于定期保管。会计凭证、会计账薄一般不需永久保存。会计报表的年度会计报表需要永久保存。月、季度报表一般保存3－5年。

　　机读档案及电子档案，是利用计算机技术形成的，以代码形式存储于电子介质上的档案叫电子档案。目前，主要存储介质有磁盘、磁带、光盘。特点：1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、各种信息媒体集成性。5、系统的依赖性。